اسنادی که در قانون تجارت از آن‌ها نام برده شده است عبارتند از: چک و سفته و برات که این اسناد قسمتی از مطالبات شرکت را شامل می شود. سررسید اسناد دریافتنی معمولاً کمتر از یک سال است و اگر بیش از آن باشد جزء سرفصل اسناد دریافتنی بلندمدت طبقه بندی می‌شوند.
به موجب ماده ۳۰۷ قانون تجارت ایران (سفته طلب (سفته) سندی است که به موجب آن امضاء کننده تعهد می کند مبلغی را در موعد معین یا عندالمطالبه در وجه حامل یا شخص معین و یا به حواله کرد آن شخص کارسازی نماید)
موارد دریافت و تسلیم سفته شامل خرید و فروش، هنگام دریافت وام و یا تصفیه حساب بدهی های قبلی و … می شود، به این صورت که شخص بدهکار(صادر کننده سفته) سفته را صادر، متعهد و امضاء کرده و به شخص طلبکار ( ذینفع) که سفته به نام او صادر شده است تسلیم میکند.
تاریخ پرداخت وجه سفته توسط متعهد را سررسید سفته می‌نامند که به صورت تاریخ معینی در متن سفته قید می گردد. گاهی نیز سررسید سفته به صورت مهلتی از تاریخ صدور ذکر میشود. مانند: سفته دو ماهه یا سفته ۴۵ روزه.
قبول سفته توسط ذینفع را دریافت سفته و دریافت وجه آن در سررسید را وصول سفته می‌نامند و به مبلغی که روی سفته نوشته می شود، اصطلاحاً مبلغ اسمی می گویند.
در سفته، قید اطلاعاتی از قبیل تاریخ صدور سفته، مبلغ سفته، نام گیرنده وجه، تاریخ پرداخت، نام متعهد، محل اقامت، جای پرداخت و امضای متعهد ضروری است.
سررسید سفته (Maturity Date) ممکن است به یکی از اشکال زیر تعیین شود:
– تعهد پرداخت عندالمطالبه یعنی به محض مراجعه فروشنده یا فرستاده او.
– تعهد پرداخت در تاریخ معین (با ذکر روز و ماه و سال)
-تعهد پرداخت پس از مدتی معین از تاریخ صدور سفته. در این حالت ممکن است مدت مذکور بر حسب سال، ماه یا روز تعیین شود.
صدور سفته:
– دفتر روزنامه خریدار:
خرید کالا (بد) **
اسناد پرداختنی (بس) **
– دفتر روزنامه فروشنده:
اسناد دریافتنی (بد) **
فروش کالا (بس) **
یهره سفته:
مدت * نرخ * مبلغ اسمی سفته = بهره
مبلغ اسمی همان مبلغی است که در متن سفته نوشته شده است.
مدت فاصله زمانی بین تاریخ صدور سفته تا تاریخ سررسید آن.
نرخ مربوط به یک سال کامل میباشد.
ثبت سفته در مواردی که سفته همرا با بهره باشد:
حالت اول: بهره متعلق به سفته در سررسید سفته محاسبه و رد و بدل شود.
زمان صدور :
صندوق (بد) **
اسناد پرداختنی (بس) **
زمان سررسید:
اسناد پرداختنی (بد) **
هزینه بهره (بد) **
صندوق (بس) **
حالت دوم: بهره متعلق به سفته هنگام صدور سفته محاسبه و رد و بدل میشود:
زمان صدور:
صندوق (بد) **
هزینه بهره (بد) **
اسناد پرداختنی (بس) **
زمان سررسید:
اسناد پرداختنی ( بد) **
صندوق ( بس) **
در صورتی که مبلغ سفته در سررسید توسط متعهد (صادرکننده سفته) پرداخت نشود، می‌گویند سفته نکول شده است.
حال اگر سفته‌ای را که تا زمان سررسید نزد خود نگهداشته‌اید و در تاریخ سررسید نبست به وصول آن اقدام نموده‌اید ولی سفته نکول شود و وجه آن را متعهد به شما پرداخت نکند، اسناد دریافتنی شما دیگر فاقد ارزش میباشد. بنابراین، باید از حساب اسناد دریافتنی خارج شود. البته باید توجه داشته باشید که متعهد بدهکار به شما میباشد هر چند سفته یا سند تجاری ایشان که نزد شما میباشد فاقد ارزش است. بنابراین، برای آنکه شما وضعیت حسابهای خود را بصورت صحیح نشان دهید، باید ثبت ذیل در حسابها صورت پذیرد.
حسابهای دریافتنی *****
اسناد دریافتنی *****
بابت جذف حساب اسناد دریافتنی نکول شده و انتقال به حسابهای دریافتنی
حالت دیگر اینکه که شما سفته را برای وصول نزد بانک گذاشته اید ولی سفته فوق نکول شده و از طرفی بانک هزینه‌هایی را که درجهت وصول سفته متحمل شده از قبیل کارمزد و سایر هزینه ها ازحساب بانکی شما برداشت مینماید و این منطقی است که شما هزینه های فوق را به دلیل نکول سفته به بدهکاری حساب فرد متعهد منظور نمایید.
بنابراین، جمع هزینه‌های که بانک از حساب بانکی شما برداشت نموده و مبلغ اسناد تجاری به عنوان بدهی‌های فرد متعهد میباشد. بنابراین، به عنوان حسابهای دریافتنی باید شناسایی شوند و ثبت زیر صورت پذیرید.
– بابت نکول سفته نزد بانک جهت وصول:
حسابهای دریافتنی(بد) **
اسناد دریافتنی در جریان وصول (بس) **
– بابت هزینه های برداشت شده توسط بانک و منظور شدن به حساب بدهی متعهد:
حسابهای دریافتنی (بد) **
حساب بانک(بس) **
گاهی بین صورتحساب بانک با صورت حساب بانک در دفتر کل شرکت اختلاف پیش میآید که این اختلاف میتواند ناشی از عوامل زیر باشد:
الف) چک معوق(چکهای صادره که برای وصول به بانک ارایه نشده،چکهای بین راهی):
یعنی چکی که دارنده حساب آن را صادر نموده (در وجه بستانکاران) و در دفتر خود ثبت نموده ولی دارنده چک به بانک جهت وصول مراجعه نکرده، بنابراین ، این چکها از حساب بانک دفتر موسسه کم شده اما در بانک ثبت کاهش انجام نشده است و در نتیجه مانده بانک بیشتر از مانده موسسه خواهد بود.
ب) سپرده بین راهی (واریزیهای موسسه):
شامل وجوهی است که در ساعات پایانی روز توسط موسسه به حساب بانک واریز شده یا مبالغی که به منظور واریز به حساب جاری بانک ارسال میگردد، این مبالغ به محض واریز در دفاتر شرکت ثبت میگردد ولی ممکن است در دفاتر بانک ثبت نشود. در نتیجه در دفتر کل موسسه به حساب بانک اضافه شده ولی بانک به تاریخ چند روز بعد حساب موسسه را اضافه میکند.بنابراین، در صورتحساب بانک مبلغ واریزی به حساب اضافه نشده است و مبلغ صورتحساب بانک کمتر از مانده حساب بانک دفتر کل موسسه است.
ج) چک لاوصول:
گاهی موسسات چکهای خود را جهت وصول نزد بانکی که در آن حساب جاری دارند میسپارند تا بانک اقدام به وصول وجه چک نماید حال واحد تجاری چنانچه به محض ارسال چک به بانک جهت وصول حساب بانک را در دفاتر خود بدهکار نماید اگر وجه آن توسط بانک دریاقت نشود(چک برگشت داده شود) یا مثلاً موجودی نداشته باشد بانک طی اعلامیه‌ای به موسسه باید اطلاع دهد که این مبلغ را در حساب خود بستانکار نماید (حساب بانک را در دفاتر کاهش دهد) در نتیجه این چکها به حساب بانک اضافه نشده و بین صورتحساب بانک و مانده حساب بانک در دفاتر اختلاف وجود دارد.
د) اشتباهات:
هنگام ثبت عملیات در دفاتر موسسه ممکن است اشتباه در ثبت بدهکار و بستانکار حساب یا در جابجایی ارقام و یا صفر کم یا زیاد گذاشتن توسط حسابدار شرکت انجام شود.
الف) برداشت‌های بانک از حساب موسسه:
بانک مبالغی بابت کارمزد خود در قبال وصول وجه چک- برات،سفته-کارمزد دیرکرد و هزینه واخواست (تنزیل) از حساب موسسه برداشت (کم) میکند و جهت اطلاع موسسه اعلامیه بدهکار ارسال مینماید حال اگر اعلامیه بدهکار تا تاریخ تهیه صورتحساب به موسسه نرسیده باشد، موسسه این کاهش را ثبت نکرده زیرا موسسه بعد از دریافت اعلامیه ثبت لازم را انجام میدهد.در نتیجه بین دو صورتحساب مغایرت وجود دارد.
ب) وجوه دریافتی توسط بانک به حساب موسسه:
گاهی بانک مبالغی را به حساب موسسه واریز میکند و جهت اطلاع موسسه اعلامیه بستانکار ارسال میکند از این نوع مبالغ میتوان وجوهی که مشتریان موسسه به حساب جاری بانک واریز میکنند یا وصول وجه سفته‌هایی که توسط موسسه جهت وصول در اختیار بانک قرار گرفته نام برد به این دلیل که اعلامیه بستانکار به موسسه نرسیده در نتیجه در دفاتر موسسه ثبت لازم انجام نشده است.
ج) اشتباهات:
همانند دفاتر موسسه حسابدار بانک نیز ممکن است طی عملیات ثبت اشتباهی نظیر اعداد و ارقام و یا اشتباه در برداشت از حساب و ثبت در حساب دیگر را انجام دهد. این نوع اشتباهات باید توسط بانک اصلاح شود.
علامیه بدهکار: گاهی اوقات بانک مبالغی را از حساب مشتری مانند: هزینه کارمزد، هزینه واخواست و ... برداشت میکند و اعلامیه ای به مشتری ارسال میکند که به اعلامیه بدهکار مشهور است.
اعلامیه بستانکار: گاهی اوقات بانک مبالغی مانند واریزی مشتریان به حساب موسسه و....... را به حساب موسسه واریز مینماید و اعلامیه ای به موسسه ارسال میکند که به اعلامیه بستانکار مشهور است.
نکات قابل ذکر:
موسسه یا شرکت طبق اصول حسابداری چنانچه بخواهد مبلغی را به حساب شرکت یا موسسه اضافه نماید باید آن را بدهکار و درصورتیکه بخواهد آن را کسر نماید باید آن را بستانکار نماید به خاطر اینکه موجودی نقد (بانک) که یک دارایی است افزایش آن بدهکار و کاهش آن بستانکار میشود.
بانک چنانچه بخواهد مبلغی را به حساب شرکت یا موسسه واریز یا اضافه نماید باید آن را در ستون بستانکار حساب خود و بر عکس چنانچه مبالغی را از حساب شرکت یا موسسه برداشت نماید باید آن را در ستون بدهکار خود وارد نماید. علت این امر آن است که مبالغی که به حساب شرکت یا موسسه واریز میشود، برای شرکت به عنوان دارایی و برای بانک سپرده محسوب میشود که نوعی بدهی تلقی میشود و افزایش بدهی را طبق اصول حسابداری بستانکار و کاهش آن را بدهکار مینماییم.
مغایرت در اصطلاح به معنای اختلاف میباشد و تهیه صورت مغایرت بانکی به این دلیل است که گاهی بین صورتحساب بانک با صورت حساب بانک در دفتر کل شرکت اختلاف پیش میآید این اختلاف میتواند ناشی از عوامل زیر باشد: